Digitale participatie, hoe pak je dat goed aan?

Een digitale samenleving en digitaal (samen)werken lijken met de huidige coronasituatie de norm geworden. Zeker voor gemeenten vormt dit een bijzondere uitdaging. Het belang van burgerparticipatie is zichtbaarder dan ooit, maar de weg naar actieve burgerparticipatie is bemoeilijkt. Een interne vergadering met collega’s of een deelname aan een Webinar zijn waarschijnlijk zaken waar je vrij snel bekend mee bent geraakt. Echter een interactieve sessie met het doel om je burgers te bereiken is niet zo gemakkelijk gerealiseerd.

Participatie is een belangrijk onderdeel van ons dagelijks werk bij Facet. In de afgelopen weken hebben we dan ook veel interactieve sessies in digitale vorm gegoten. Van onze eigen Facet Friday met gastcolleges tot klimaatrisicodialogen met burgers, ambtenaren en andere belanghebbenden. Onze ervaringen delen we graag!

1. Kijk naar je doelgroep

Voordat je start met het opzetten van een digitale sessie, is het van belang om je doelgroep te leren kennen. Zijn het jongeren of ouderen? Heb je te maken met collega’s of mensen uit verschillende bedrijven? Zijn ze bekend met een bepaalde videobeldienst of is het nodig om een nieuwe dienst te introduceren? Stel je communicatiekanalen af, zodat je de juiste doelgroep bereikt. Communiceer vooraf met je deelnemers en laat hen weten hoe en wat er gaat gebeuren, om een juist verwachtingspatroon te scheppen. Denk hierbij zoal aan het gebruik van een headset, een goede internetverbinding, een rustige achtergrond of omgeving, het downloaden van een programma of het bij de hand houden van een telefoon. Zo kan iedereen goed voorbereid de sessie ingaan.

2. Definieer het doel van de sessie

Het doel van de sessie zet de toon. Gaat de sessie informeren, activeren, of wellicht stimuleren? Of is het doel eerder om te brainstormen, communiceren of discussiëren? Bedenk vooraf wat je uit de sessie wil halen en stel daar een plan voor samen. Als het doel is om te informeren kan een Webinar uitkomst bieden. Met eenrichtingscommunicatie en de mogelijkheid tot het stellen van vragen via een chat is dit een juiste service. Wil je graag brainstormen? Dan kun je beter kijken naar verschillende videobeldiensten samen met een tool als Padlet waarbij de communicatie van alle kanten gestuurd kan worden.

3. Kies de juiste digitale hulpmiddelen

De afgelopen tijd is er veel software ontwikkeld om online contactmomenten te optimaliseren. Zo zijn er ontzettend veel digitale tools in te zetten om van een reguliere vergadering een interactieve sessie te maken. Voor gemeenten geldt dat in het geval van burgerparticipatie het doel vaak is om zoveel mogelijk nuttige informatie te verkrijgen van de inwoners. Met een standaard videogesprek kunnen deelnemers snel hun concentratie verliezen. Ook wanneer een groter aantal inwoners deelneemt kan het lastig te overzien zijn of iedereen aan het woord komt. Om te zorgen dat deze deelnemers actief hun bijdrage leveren is het van belang om ze betrokken te houden bij de sessie. Maak daarom gebruik maken van tools zoals online whiteboards, testpanels, live polls of quizzen.

Deze grote verscheidenheid aan tools kan verwarrend zijn, vooral omdat veel tools hetzelfde product in een ander jasje aanbieden. Zorg er daarom voor dat je je op voorhand goed oriënteert op de mogelijkheden. Probeer uit welke tools het beste passen bij jouw vraagstuk. Het is juist de combinatie van de verschillende op elkaar aansluitende tools die digitale burgerparticipatie kunnen optimaliseren!

4. Anonimiteit

Het digitale werkleven biedt veel voordelen, zo ook bij het videobellen. Deelnemen aan een digitale sessie biedt namelijk de mogelijkheid om anoniem te zijn. Zeker als het gaat om het geven van een mening, kan anonimiteit in het voordeel werken. Je bent namelijk sneller geneigd een reactie te geven op zaken, wanneer je weet dat je niet voor het blok gezet kunt worden. Denk hier als organisator van tevoren goed over na. Is het van belang voor de gegevensverwerking dat de namen van jouw respondenten bekend zijn? Of kun je ze anoniem hun mening laten geven, zodat er geen sociale gevolgen aan verbonden zijn?

5. Houd de controle over het gesprek

Het gesprek op gang houden in een interactieve sessie kan een uitdaging zijn. Zeker als de organisator geen natuurlijke gespreksleider is. Het helpt om een lijst met deelnemers op papier bij te houden. Zo kun je gemakkelijk controleren wie er al aan het woord is geweest en wie nog aan de beurt moet komen. Deelnemers kunnen ook de taak krijgen om na hun inbreng het woord over te geven aan een ander; op deze manier hoeft de organisator niet iedere keer in te springen. Probeer de flow van het gesprek te voelen, maar houd als organisator het doel van de sessie voor ogen en probeer het gesprek bij te sturen waar nodig. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een topiclijst om in één oogopslag te kunnen zien wat er nog behandeld moet worden. Maak hier slim gebruik van!

In het kort

Er zijn verschillende zaken om rekening mee te houden bij het organiseren van een digitale sessie. Zorg voor een optimale participatie van je deelnemers door de tools af te stemmen op je doelgroep. De beste interactieve sessies maken gebruik van verschillende tools die elkaar versterken.

Er is een reële kans dat digitale sessies in de toekomst gebruikt zullen blijven worden. Pak daarom juist nu de kans om ermee aan de slag te gaan en maak de digitale omgeving een omgeving waarin jij je thuis voelt.

Voor meer informatie over digitale burgerparticipatie of de digitale klimaatrisicodialogen, neem gerust contact met ons op.