Over de gastblogger:

Sybren Bosch werkt voor Copper8, een adviesbureau op het gebied van circulaire economie en circulair inkopen. De afgelopen jaren heeft hij meerdere inkooptrajecten begeleid met een hoge circulaire ambitie. Daarnaast studeerde Sybren Sustainable Development in Utrecht samen met Facet-collega Anne.

Steeds meer publieke organisaties willen aan de slag met circulaire economie. En terecht: onze producten en materialen zijn goed voor zo’n 45% van de wereldwijde CO2-uitstoot. Omdat de principes achter een circulaire economie echter gaan over het hoogwaardig hergebruik van producten, onderdelen en materialen, is de invloed van decentrale overheden vaak beperkt. Inkoop is een van de weinige directe relaties die zij hebben met fysieke producten. Daarom is het een logisch onderwerp om mee aan de slag te gaan.

Nationale doelstellingen circulaire economie

Nederland heeft flinke ambities op het gebied van circulaire economie. We willen ‘100% circulair’ zijn in 2050: een visievormende stip op de horizon. Een concreet tussendoel is dat we in 2030 zo’n 50% minder primaire grondstoffen gebruikt willen hebben. Op dit moment wordt daar een monitoringsmethodiek voor ontwikkeld door het PBL, die in een publicatie van eind 2019 laten zien welke keuzes daarin nog gemaakt moeten worden. Voor inkoop is het doel geformuleerd om binnen Nederland met circulair inkopen vanaf 2021 per jaar 1 Mton CO2-uitstoot te besparen.

Eenduidige terminologie

We bevinden ons nog vroeg in de transitie naar een circulaire economie. In deze vroege fase is er dan ook nog geen eenduidige definitie van circulaire economie of een eenduidige meetmethodiek van de mate van circulariteit. Het is dus belangrijk om voor jouw inkooptraject duidelijk te maken wat voor jou (a) een circulair product is; en (b) een circulair inkoopproces is. De mate van circulariteit van een product kan bijvoorbeeld gaan over de mate waarin het is hergebruikt of hergebruikt materiaal is toegepast, of de wijze waarop het is ontworpen voor aanpasbaarheid. De mate van circulariteit van het inkoopproces kan bijvoorbeeld gaan over de afspraken die gemaakt zijn over prestaties tijdens de levensduur, levensduurverlenging en retourwaarde.

Circulair inkopen is daarbij een middel om bij te dragen aan een meer duurzame economie. Naast circulariteit (met een focus op materialen) is het dan ook logisch dat het in een inkooptraject óók gaat over klimaatneutraal inkopen (met een focus op CO2-uitstoot), internationale sociale voorwaarden en social return. Wanneer je deze thema’s in samenhang bekijkt, kan je heldere keuzes maken op welk van de aspecten je bij een specifiek inkooptraject de nadruk wil leggen.

Een heldere ambitie

De start voor je hele inkooptraject is een heldere ambitie, die richting geeft tijdens je hele traject. Wat wil je met jouw circulaire inkooptraject bereiken? Wil je bijvoorbeeld de levensduur van je bestaande producten verlengen (bijvoorbeeld voor kantoormeubilair), meer lokale en gesloten ketens (bijvoorbeeld bij catering), hergebruik van vrijkomende onderdelen (bijvoorbeeld bij de reconstructie van een weg) of ontwerp voor aanpasbaarheid (bijvoorbeeld voor een kantoorgebouw)? Betrek bij het formuleren van zo’n ambitie ook beheerders: wanneer zij zich eigenaar voelen van de ambitie, is de kans groot dat zij ook in de uitvoering hierop blijven sturen.

Validatie met de markt

Zoek vervolgens contact met marktpartijen, om je ambitie te valideren en te verkennen welke innovatieve mogelijkheden er zijn om die in te vullen. Daarmee kan je je ambitie verder aanscherpen, en je kan bepalen of deze innovaties mogelijk zijn met de reguliere eisen die vanuit je organisatie worden gehanteerd. Wanneer je dit voldoende op tijd voorafgaand aan een aanbesteding doet, hou je voor jezelf voldoende tijd over om intern dit gesprek aan te gaan en ruimte te creëren.

Goed contact met de markt is niet altijd makkelijk. Zeker in een vroege fase, wanneer je als inkoper nog niet veel weet van een bepaalde productgroep, kan dit oncomfortabel voelen. Besef je echter dat ook marktpartijen ambities hebben, en graag hun kennis delen om deze waar te kunnen maken. Wanneer je op basis van een aantal scherpe vragen meerdere partijen uitnodigt krijg je een divers beeld van wat de mogelijkheden zijn, en wat dat van jou als opdrachtgever vraagt.

Menselijk contact in een aanbesteding

Veel aanbestedingen zijn grotendeels papieren procedures met in leidraden vooral juridische bepalingen. Door in je aanbestedingsleidraad te starten met een heldere ambitie, verander je de toon van je uitvraag. Daarnaast kan het helpen om menselijk contact in je aanbesteding te brengen. Denk bijvoorbeeld aan een plenaire informatiebijeenkomst bij de start, waar de mensen achter het project de ambitie delen en de vraagstelling toelichten. Doordat er een gezicht achter de vraag zit en er een mondelinge toelichting plaatsvindt, kunnen partijen beter voelen wat de echte behoefte van een opdrachtgever is.

Daarnaast kan het helpen om één of enkele dialoogrondes in een aanbesteding te integreren. Door in de aanbesteding verdiepend met elkaar te spreken, leren beide partijen elkaar beter kennen. De inschrijver krijgt zo beter begrip in jouw echte behoefte, en jij krijgt meer inzicht in de mogelijkheden van marktpartijen. Dit kan leiden tot betere inschrijvingen, en daarmee tot een betere aanbieding voor jouw organisatie.

Circulair inkopen in 8 stappen
Bovenstaande toelichting is een eerste aanzet om te starten met een circulair inkooptraject. In het (e-)book Circulair Inkopen in 8 stappen wordt verder toegelicht hoe je een circulair inkooptraject vormgeeft, en wat belangrijke aspecten zijn om per stap rekening mee te houden.

Circulair inkopen is meer dan inkoop alleen

Circulair inkopen vraagt meer van inkoop dan een regulier inkooptraject. Allereerst komt er een voorproces bij: het bepalen van de ambitie en verkennen van de mogelijkheden van de markt. Ook het inkooptraject zelf is vaak iets intensiever, omdat er meer ruimte wordt genomen om te zoeken naar de best passende oplossing. Tot slot vraagt het waarmaken van de ambitie een goede sturing in het contractmanagement. Na gunning wordt er immers niet alleen van de opdrachtnemer wat gevraagd: het behalen van de ambitie is een gezamenlijke opgave van opdrachtgever én opdrachtnemer.

Dat betekent inherent dat een circulair inkooptraject je als inkoper meer tijd kost dan een ‘regulier’ inkooptraject. Zorg dus dat je, wanneer je als gemeente circulaire ambities hebt, voldoende capaciteit vrijmaakt om zo’n traject op te starten. Begin eventueel met enkele pilotprojecten in verschillende domeinen om te ervaren wat deze aanpak kan bieden, en neem de lessen uit de evaluatie hiervan mee in je reguliere inkoopproces.

Een betere wereld begint bij het stellen van een betere vraag

Alle verandering is moeilijk. Zo ook het aanpassen van onze eigen routines (als mens) en interne processen (als gemeente). Als we de duurzaamheidsopgave serieus nemen, en écht werk willen maken van een lagere CO2-uitstoot en minder materiaalverbruik, zullen we echter wel moeten.

Ik daag jullie uit om voor minimaal één van de inkooptrajecten waar je dit jaar mee gaat starten, te beginnen met het bepalen van je (circulaire) ambitie. En die ambities vervolgens leidend te laten zijn in je gehele inkooptraject – van contact met de markt tot contractmanagement. Want alleen dan gaan we met elkaar ervaren hoe het ook anders kan. En die ervaringen zijn de basis voor echte opschaling, die nodig is om de grote duurzaamheidsopgaven van onze tijd aan te pakken.